近來電子通信比電話，“蝸牛”郵件以及甚至在某些情況下的面對面會議更受歡迎。 在包括醫療辦公室在內的任何專業環境中，在向同事，患者，醫生，醫院，供應商或其他專業人員發送電子郵件時考慮幾件事情是很重要的。
人們大部分時間都在打開和閱讀電子郵件。
寶貴的時間不應該浪費在無效和不重要的電子郵件上。 也可以用電子郵件表達您在電話，郵件信件或面對面使用的同樣專業性。 永遠記住，電子郵件是一種溝通形式，接收者解讀信息的方式是唯一重要的事情。
在創建和發送電子郵件之前，問問自己幾個問題。
- 電子郵件是我發送的信息的最佳溝通形式嗎？
- 這是專業嗎？
- 它是否符合HIPAA？
- 它是否準確代表我和醫療辦公室？
電子郵件禮儀規則＃1
在按SEND之前，請仔細考慮消息的內容。 確保電子郵件是您的消息而不是電話或會議的適當溝通形式。 請記住，內容應反映您的醫務室預期的形象和專業水平。
不要發送，轉發或回復任何包含淫穢，冒犯，誹謗，誹謗，種族歧視或性行為的電子郵件。 對你和醫務室的處罰可能會很嚴重。
電子郵件禮儀規則＃2
請使用正確的語法，標點符號和拼寫。 再一次，你的信息反映了你的醫務室。
此外，請務必保持信息的簡潔，並使用正確的信息佈局，以便閱讀。 在您點擊發送之前校對您的電子郵件。
不要使用所有的大寫字母，因為這被認為是在網上世界的大喊大叫或尖叫。 使用粗體或斜體來強調單詞或短語。 另外，請避免使用非常花哨或奇怪的字體，因為這會使您的電子郵件更難以閱讀。
電子郵件禮儀規則＃3
確保電子郵件正在發送給相應的收件人。 醫療辦公室中的信息，尤其是與患者信息相關的信息，應僅在需要了解基礎時共享。 另外，考慮到人們可能會將與他們無關的信息視為“垃圾郵件”。
不要討論個人和機密信息，也不要在電子郵件中附加患者文件。 使用患者帳號或醫療記錄號碼通知某人查看帳戶。 你的信息應該在那裡註明。
電子郵件禮儀規則＃4
盡可能在24小時內回复專業電子郵件。 如果這樣做沒有給你足夠的時間，至少回應說你收到了電子郵件，你會盡快回复給他們。
不要回复垃圾郵件或請求訂閱/取消訂閱。
這只會產生更多的垃圾郵件，這將氾濫您的企業電子郵件。
電子郵件禮儀規則＃5
請保持情緒的電子郵件。 要有禮貌和專業。 在經過足夠的時間以建立這種類型的關係之後，知道誰可以是非正式的。
不要在電子郵件中發表任何你可能後悔的事。 憤怒時發送或回復電子郵件時要小心。 永遠不要對別人發表個人評論，做出會冒犯別人的言論，或者發表任何你不會親自表達的言論。
電子郵件禮儀規則＃6
盡量保持幽默，笑話和諷刺。 意圖通常在電子郵件中“翻譯失敗”，人們可能並不總是得到這個笑話。
從收件人的角度思考它。
不要發送，轉發或回复連鎖信件。 這是不專業的行為，有些人認為這是垃圾郵件。 請記住，您發送的任何內容都應反映醫療辦公室期望的圖像和專業水平。