如何清晰簡潔
通過規劃和護理，醫療辦公室經理可以通過成功的溝通技巧和實踐來提高效率和有效性。 溝通是任何關係中最重要的工具之一，無論是個人還是專業。 在醫療辦公室中，工作人員之間的明確溝通對於確保患者的醫療質量至關重要。
通信是雙向的
為了完成溝通，必須分享想法或信息，有人提供信息或想法，以及將會收到信息的人。
溝通是最好的，因為它是互惠的，這意味著思想和信息在兩個人之間分享，每個人交換意見和信息。 當溝通是片面的時候，溝通不暢或誤解的可能性很高，導致期望不足和結果不佳。
在一段關係中，我們經常回過頭來為任何誤解道歉，然後再試一次。 但在醫療辦公室裡，溝通不暢可能在物理和財務上都很昂貴。 最有效的領導者之間的研究表明，溝通是經理或領導者可以擁有和使用的最重要的技能。
醫療機構環境下的有效溝通
最有效地傳達清晰簡潔的信息至關重要。
無論是書面交流， 辦公室電子郵件 ，一對一交流還是小組討論，重要的是要堅持這個話題，而不是偏離主題。 使用五種W和H的新聞方式將有助於將重點放在這個問題上：
- 誰：誰需要共享的信息？ 這些信息將影響誰？ 誰或將會負責任？
- 什麼：需要採取哪些步驟？ 期望的結果是什麼？ 需要哪些資源來完成流程或項目？ 直接影響這件事的情況是什麼？
- 為什麼：這很重要？ 為什麼收到這些信息的人包括在內？
- 地點：活動，會議，工作在哪裡舉行？ 完成項目所需的材料或數據在哪裡？
- 時間：什麼時候開會？ 截止日期是什麼時候？ 何時需要反饋或進展？
- 如何：如何衡量成功？ 如何評估績效？ 如何完成確定？
清晰簡明 - 消除顫音和絨毛
這些只是為了保持信息的清晰和簡潔而可能解決的幾個問題。 在對待他人時另一個好的經驗法則是：“說出你的意思，並且表達你的意思。”
當其他人知道你提供了有意義的信息和反饋時，他們更有可能專心地傾聽並認真考慮你的交流。 一個閒聊，閒聊非經營事務，或在會議期間擺脫話題的經理將不那麼有效，因為他們的員工將開始調整“絨毛”。 儘管與同事和員工保持緊密的工作關係非常重要，但擁有專業意識同樣重要。
提供反饋 - 主動聆聽
反饋是有效溝通的另一個重要部分。 聽取反饋意見將有助於各方理解。 一項名為“積極傾聽”的技巧是確保理解完整的有用工具。 在這種技巧中，聽眾會用他們自己的話來重述他們聽到的信息。 如果這個信息是正確的，交換是完整的，如果不是信息的發送者可以糾正此時的任何誤解。 這種交流只需要更多的時間，並且是創建問責制的有效工具，因為參與交流的每個人都知道期望是清晰的並且被理解。
明確溝通在醫療辦公室的好處
清晰有效的溝通節省時間，金錢和惡化。 當各方都明白需要什麼，預期和可以接受的時候，進展就更加確定。 當各方都明白為什麼有必要的時候，他們會感到受到尊重。 當想法交換並且反饋被考慮時，所有參與方都認為這個過程是重要的。 這些包容感和重要性對辦公士氣和實踐的全面成功至關重要。