5重要的前台功能

醫務室的前台可以是一個非常繁忙的地方。 前台工作人員對於醫療辦公室的順利運作至關重要。 前台工作人員通常由接待員和/或醫療助理組成，根據醫療辦公室的規模，一個人可能同時兼任。 除了臨床職責外，前台負責五項行政職責：

1. 問候患者
2. 接聽和管理電話
3. 安排約會
4. 局間通信
5. 外部信件

1 -

問候患者

問候患者不僅僅是你說的話，它還關乎你如何與患者互動。 前台負責讓病人感到歡迎。

前台是病人在打電話或拜訪醫療機構時得到的第一印象。 前台提供卓越的客戶服務並積極展示醫療實踐非常重要。

以下是其他問候病人的方式：

• 使用適當的電話禮儀，保持禮貌，一致的方式回答電話
• 保持接待區乾淨整潔
• 通過收集患者詳細的患者信息（包括個人和財務信息），註冊新患者並更新現有患者人口統計數據
• 通過通知患者到達的提供者，意識到延誤以及與患者和臨床工作人員溝通，促進患者流動
• 以禮貌的態度回應患者，潛在患者和訪問者的詢問

2 -

管理電話

雖然以禮貌和一致的方式回答電話是問候病人的一部分，但它不是前台電話責任的唯一義務。前台負責接收所有來電並在需要時撥打電話。

• 來電：來電由病人呼叫，電話推銷員，藥品代表，其他醫生等組成。 在使用這些溝通技巧管理電話時，前台必須使用適當的電話禮儀：成為積極傾聽者，具有良好的電話習慣，屏幕呼叫，使用機智，提出問題並保持機密性。
• 去電：有時前台可能需要撥打電話討論患者預約，進行外部預約或轉診，或訂購耗材。 作為醫務室的代表，使用適當的電話禮儀同樣重要。

3 -

計劃約會

有效的時間安排對於優秀的患者體驗和順利的患者流程是必需的。 大多數醫療機構都使用調度軟件 ，使得安排預約變得簡單和容易。 但是，前台必須能夠填寫取消或不顯示的內容，並且能夠有效地將時間表中的變化傳達給患者和醫生。

4 -

局間通信

醫療辦公室的前台就像一個通訊中心。 大多數局間通信都通過前台，特別是當涉及與病人有關的任何管理任務時。

最有效地傳達清晰簡潔的信息至關重要。 無論是在備忘錄，書面溝通，通過內部辦公室電子郵件，一對一互動還是小組討論中，重要的是要堅持主題，而不是偏離主題。

有效的局間通訊所需的一些基本技能包括：

• 電話禮儀
• 客戶服務
• 基本單詞和excel程序
• 時間管理
• 組織能力

5 -

外部溝通

外部溝通涉及與供應商，其他醫生實踐，保險公司和其他業務的潛在溝通。 這可能需要打出電話，輸入專業信函，傳真和郵寄信件。

對辦公室程序的了解通常來自商業程序中的證書或同事學位，包括行政程序和程序，索賠處理，準備患者圖表和基本計算機技能。 基本的行政助理技能和能夠充分運作辦公設備對前台的成功至關重要。