選擇正確的時機，設定議程，討論持續重要的項目
如果以有效和高效的方式利用醫療辦公室工作人員會議可能非常有效。 會議是整個實踐的一種很好的溝通方式，應該定期舉行。 當每週，每兩週或甚至每月安排會議時，管理人員和員工可以及時解決辦公室內的問題。
很多時候，如果沒有足夠的計劃來適應時間限製或所提供的信息沒有適當組織，會議可能會變得無效。 這裡有幾種方法可以舉辦更有效的醫療辦公會議。
1 -
議程制定標準議程可讓您按照重要性的順序在每次會議上處理關鍵主題。 這使得每次會議都可以順利進行，並有足夠的時間討論所有最重要的主題。 很多時候會議會在預定的時間內完成，但只要重要問題得到解決，您的會議就可以按時結束。
典型的會議議程包括：
- 歡迎和介紹
- 缺勤
- 上次會議的記錄
- 上次會議產生的問題
- 按重要性順序討論的項目列表
- 任何其他業務都允許員工提出其他主題
- 下次會議的任何新業務
- 會議閉幕
在項目清單中，包括每次會議應處理的標準項目。 這可能是感染控制， HIPAA和財務目標。
查找以前議程中的重複項目，例如拒絕申訴，等待時間過長以及患者滿意度問題。
2 -
頻率和時間長度以滿足患者護理需求辦公室會議的頻率和時間長短取決於幾個因素。 由於醫療辦公室的時間限制，會議不應妨礙患者護理。
安排會議的最佳時間將是下班後或在一天的緩慢時段。 這樣會議幾乎沒有中斷，可以按時開始和結束。 每兩週或每月一次的工作人員會議不超過一個小時，會更方便。
一些管理人員可能還希望每個月會與較小的團隊或個人員工會面，以解決更具體的主題。 這是會議計劃經常遺漏的重要一步。 小團體或個人會議允許人們提出或討論他們可能不願意在較大團體面前談論的話題。 管理人員也可以利用這個機會來與工作人員討論保密問題，而不必將任何人單獨列出。
3 -
討論醫療環境中的重要項目雖然每個辦事處都不同，但醫療辦公室的動態性質非常相似。 每次會議都應提及某些主題，以確保您的醫療辦公室符合州和聯邦指導方針。
- HIPAA：所有醫療保健提供者都有責任讓員工接受有關HIPAA合規性的培訓和信息。 無論是故意還是意外，未經授權披露PHI都被視為違反HIPAA。 通過例行會話提醒您的員工每次會議都必須避免披露信息; 在候診區，走廊或電梯中討論患者信息; 妥善處置PHI; 並且信息的獲取嚴格限於工作要求信息的僱員。
- 感染控制：預防傳染病的傳播是醫療機構感染控制的主要目標。 眾所周知，適當的洗手是預防感染擴散的最有效方法。 但是，僅靠洗手就無法完成這項工作。 友好的提醒將確保員工和病人的安全。
- 財務目標：任何醫療機構的成功取決於醫療機構財務政策的實力以及辦事處如何實現財務目標。 向工作人員通報辦公室的表現如何或差，是繼續表現良好或改善的一種方式。 辦公室的財務狀況對員工同樣重要，因為他們知道，只要辦公室財務狀況良好，他們在工作中就能感覺到更安全。