規劃醫療辦公室或組織
在實施選擇和獲取醫療組織中的信息系統（IS）的過程時，需要花費大量時間和大量計劃。 這個過程可能因組織而異，但對於組織的成功仍然非常重要。
在開始獲取信息系統的過程之前，醫療辦公室專業人員必須了解詳細信息，組織目標如何推動選擇過程，以及組織利益相關者在選擇和獲取過程中扮演的角色。
外包或內部IT技術人員
首要的決定之一是是否選擇外包IS和/或引入IT（信息技術）技術人員在設施內工作。
首先：考慮的組織必須問：“我們願意花費甚麼費用來實施這個新流程，每個選擇，外包或內部的好處是什麼？”這兩個問題的答案將有助於指導組織進入正確實施新的信息系統的方向。
第二：應該設定目標，從這個新的信息系統中需要什麼和需要什麼。 該清單應包括個人和整體員工的目標，前台的目標，後台的目標，所有參與的醫生以及達到患者滿意度所需的目標。 這些目標將為組織如何推動他們的信息系統選擇過程確定基調。
組織內設定的目標將推動以多種方式實施新信息系統的選擇過程。 每個組織的功能彼此不同。 這可能包括擁有更多或更少的需求，擁有更多或更少數量的患者，需要不同格式的系統和/或從一台或多台服務器上運行。
選擇和實施醫療保健信息系統的這些因素都將在實施新信息系統的決策過程中發揮作用。
誰將使用信息系統？
考慮的組織必須決定誰將使用每個系統，以及他們將需要履行作為僱員的職責並同時滿足他們的患者的需求。 人們可以看到，當選擇將信息系統應用於醫療機構時，需要考慮許多因素。 例如：員工，患者或可能隸屬於該組織的任何其他人員。 在根據新的信息系統做出任何決定之前，確保目標已經確定並且有關各方都清楚地理解。 這將減少未來的任何誤解。
作出這一決定時要考慮的另一個重要因素是培訓員工，培訓這些員工的成本以及員工學習如何使用新實施的信息系統的能力。
醫療信息系統的HIPAA合規性
最後但並非最不重要的一點是，確保您的醫療辦公室符合HIPAA標準。 隨著信息技術在醫療保健中的越來越多的使用，您的醫療辦公室必須繼續設法維護所服務患者的受保護健康信息（PHI）的安全性。
HIPAA安全是指以任何電子格式為PHI建立保護措施。 這包括使用，存儲或電子傳輸的任何信息。 由HIPAA定義為涵蓋實體的任何設施都有責任確保患者信息的隱私性和安全性，並保證其PHI的機密性。
醫療記錄必須保密，不能被沒有適當授權的人訪問。 未經其授權對患者的受保護健康信息（PHI）進行披露被視為違反隱私規則。
所有醫療保健提供者都有責任讓他們的工作人員接受有關HIPAA合規性的培訓和信息。 無論是故意還是意外，未經授權披露PHI都被視為違反HIPAA。