防止和發現醫療辦公室員工的不當行為
內部控制被定義為旨在阻止欺詐，保護公司資源並確保遵守法律和法規的流程。 內部控制只有在醫療機構的具體需求確定，實施，監控和測量以確保其按計劃運行時才有效。
醫療辦公室必須採取積極主動的方法，通過制定有關內部控制的政策來預防和檢測員工的不當行為。 預防和檢測在任何內部控製過程中都通過最大限度地降低一定的風險水平發揮非常重要的作用。
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招聘實踐僱用最好的醫務人員是加強內部控制流程的有效方法。 通過對候選人進行徹底篩選，招聘具有勝任能力，值得信賴和可靠的員工是一種很好的商業意識。 背景調查和參考檢查是清除任何不良蘋果並阻止某些人申請工作的簡單方法。
儘管以前的雇主不允許提供除僱傭狀態和重新僱傭資格之外的任何信息，但您可以要求申請人為以前的主管或同事提供聯繫信息以獲取更詳細的信息。 包括信用檢查在內的背景調查也提供了申請人個人歷史的詳細信息。
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2 -
職責分離職責分離可防止一名員工承擔涉及財務處理的多項交易的責任。 每當員工需要處理金錢時，應該有一個人授權某些交易，另一個負責處理，另一個人負責協調和記錄保存。 這確保了任何人都不能執行任何未被他人檢測或檢查的任務。
職責分離使得任何金錢都很難丟失，無論是在前台層面還是在醫療辦公室的行政層面。 當員工知道每個流程都被跟踪和監控時，它鼓勵在執行任務時的準確性和誠實性。
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文檔每筆金融交易都應該有一份文件。 文件不僅僅是寫作或記錄行為的做法，還包括保存發票和付款匯款等所有財務記錄的副本。 應該讓員工知道不要根據口頭請求進行交易。
有效的文件包括正式的醫療辦公室表格，信頭或發票，並且必要時應通過簽字授權。 支票應始終有發票，應退款，匯款或付款過帳。 現金只能被接受，從不分發，除非要讓患者改變。 還應在每次班次的開始和結束時記錄現金對賬情況。
4 -
物理和電子保障使用保險箱，報警系統，攝像頭和鎖可以幫助醫療機構保護數據，庫存，資產和金錢。
1.將所有的錢箱，支票和收據簿鎖在保險箱內，由醫務室工作人員進行有限訪問。 組合應該定期更換。
2.在非工作日和非工作日內安裝報警系統。
3.攝像機可以放置在每個入口和出口處，前台並對准保險箱。
4.將供應室和/或藥房櫃門保持在任何時間鎖定狀態，並且只允許根據需要進入某些區域。
電子保障措施包括使用密碼和僅限授權人員的訪問。
5 -
監視操作任何內部控製過程都是不完整的，無法監控運營。 內部控制監督涉及審查日常操作以確保流程正常運行。
1.現金調節
2.帳戶或圖表審計
3.通過比較報告進行驗證
4.定期檢查庫存
密切關注所有流程至關重要，但首要的是醫療辦公室經理必須：
1.建立規則和目標
2.與全體員工溝通
3.定期提供反饋意見